1. Beschikbare data is niet altijd actuele data
Vastgoeddata is geen statisch gegeven. Woningen en gebouwen veranderen continu door onderhoud, renovaties en verduurzamingsmaatregelen. Ook wetgeving, normen en rekenmethodieken worden aangepast. Wanneer deze veranderingen niet tijdig worden verwerkt, sluit de geregistreerde data niet meer aan op de werkelijke situatie.
Voorbeelden:
- Een energielabel in het ERP-systeem dat afwijkt van de actuele registratie in EP-Online
- Een oude WWS-berekening is gebaseerd op woningkenmerken die inmiddels zijn veranderd
- Een installatie is vervangen, maar staat nog met de oude kenmerken in het systeem
- Onderhoudswerkzaamheden zijn uitgevoerd, terwijl de onderhoudsconditie niet is bijgewerkt
De beschikbare gegevens kunnen op het eerste gezicht volledig lijken, maar toch een achterhaald beeld van het vastgoed geven. Dat kan gevolgen hebben voor verduurzamingsplannen, huurprijzen, onderhoudsbegrotingen en de prioritering van investeringen.
Tip: Leg vast wanneer gegevens voor het laatst gecontroleerd zijn en na welke periode of na welke werkzaamheden actualisatie nodig is. Met een periodieke data scan kunnen daarnaast verouderde of ontbrekende gegevens inzichtelijk worden gemaakt.
2. Dezelfde gegevens kunnen iets anders betekenen
Binnen vastgoedorganisaties worden gegevens vaak verspreid over meerdere systemen en databronnen.
Daarbij kan hetzelfde begrip per systeem iets anders betekenen of op een andere manier worden vastgesteld. Wanneer deze verschillen niet worden herkend, lijkt het alsof gegevens elkaar tegenspreken, terwijl in werkelijkheid iets anders wordt gemeten of geregistreerd.
Voorbeelden:
- Een oppervlakte die in het ene systeem het gebruiksoppervlak betreft en in het andere systeem het verhuurbaar vloeroppervlak
- Woningen die in verschillende systemen onder een ander object- of adresnummer zijn geregistreerd
- Onderhoudsscores die op een ander detailniveau zijn vastgesteld
- Woningtypen, complexen of bouwdelen die per systeem anders zijn ingedeeld
- Lege velden die in het ene systeem “onbekend” betekenen en in het andere systeem als nulwaarde worden geïnterpreteerd
Zonder inzicht in de gebruikte definities, meetmethoden en registratiewijzen kunnen gegevens verkeerd worden gekoppeld of onjuist met elkaar worden vergeleken. Daardoor ontstaan afwijkingen in analyses en rapportages, terwijl de afzonderlijke databronnen op zichzelf niet per se onjuist zijn.
Tip: Breng eerst in kaart in welke systemen de belangrijkste vastgoedgegevens worden vastgelegd. Spreek vervolgens per gegeven af welke definitie wordt gebruikt, welk systeem leidend is en hoe gegevens tussen systemen worden gekoppeld. Door deze afspraken centraal vast te leggen, werkt iedereen binnen de organisatie vanuit dezelfde uitgangspunten.
3. Data is niet hetzelfde als informatie
Een energielabel, onderhoudsscore of WWS-puntentelling is op zichzelf een gegeven. Pas wanneer verschillende gegevens met elkaar worden gecombineerd en in de juiste context worden geplaatst, ontstaat informatie waarop je daadwerkelijk kunt sturen.
Een energielabel laat bijvoorbeeld zien hoe een gebouw energetisch presteert. Het label vertelt alleen nog niet welke verduurzamingsmaatregelen het meest logisch zijn of wanneer deze het beste kunnen worden uitgevoerd. Daarvoor moet het worden bekeken in samenhang met onder meer:
- De onderhoudsconditie van het gebouw
- Geplande onderhouds- en renovatiewerkzaamheden
- De technische staat van installaties
- Duurzaamheidsdoelstellingen
- Beschikbare budgetten en investeringsmomenten
Een complex met een relatief slecht energielabel lijkt misschien als eerste in aanmerking te komen voor verduurzaming. Wanneer daar over enkele jaren groot onderhoud gepland staat, kan het echter verstandiger zijn om beide opgaven te combineren. Bij een ander complex kan juist eerder actie nodig zijn vanwege hoge energielasten, technische gebreken of beleidsdoelstellingen.
Dit vraagt niet alleen om kennis van data, maar ook om begrip van de inhoud en samenhang tussen verschillende vastgoeddisciplines.
Tip: Gebruik vastgoeddata om investeringsscenario's integraal met elkaar te vergelijken. Zo kun je budgetten gerichter inzetten, maatregelen logisch combineren en onderbouwen welke gebouwen of complexen als eerste aandacht krijgen.
